Zo werken 6 onderhoudspartijen efficiënt samen voor een woningcorporatie

Hoe zorgt u samen met uw co-partners voor een heldere, eenduidige en realtime rapportage naar de gezamenlijke opdrachtgever? Voor veel bedrijven, ook binnen het totaalonderhoud, een hele uitdaging. Willems Vastgoedonderhoud heeft samen met 5 co-partners in een samenwerking voor een grote woningcorporatie de handen ineengeslagen en deze uitdagende case voorgelegd aan Prognotice. We spraken met Tim Willems, directeur van Willems Vastgoedonderhoud, over hoe hij samen met de co-partners hier een oplossing voor heeft gevonden.

De eerste uitdaging: het in beeld brengen van de objecten

Na de aanbesteding zijn de 6 onderhoudspartijen verantwoordelijk geworden voor het onderhoud van de 45000 wooneenheden, verspreid over 850 complexen. “De aanwezige informatie over de objecten was, door diverse reorganisaties, niet meer up-to-date. Door middel van een zogenaamde quickscan, een visuele controle, hebben we de objecten in kaart gebracht”, aldus Tim Willems. “Voor een dergelijke omvangrijke klus is een Excellijst voor alle 6 bedrijven niet meer toereikend. Zo kwamen we uit bij Prognotice. Zij hebben naast een oplossing voor MJOP ook een oplossing op gebied van online-rapportages: Vision. Hiervan gebruiken we de digitale formulieren app en het rapportage-portaal. De samenwerkende bedrijven en onze opdrachtgever beschikken nu over optimaal inzicht.”

“Meer inzicht dan ooit!”

“Nadat we alle informatie via de quickscan hadden verzameld, hebben we de eerste resultaten gepresenteerd aan de opdrachtgever. Zij waren enthousiast en gaven aan meer inzicht te hebben dan ooit!” Met de digitale informatie uit de quickscan kon met Vision inzicht gegeven worden over de huidige status van de verschillende objecten. Daarmee hebben we een prioriteitenlijst opgesteld. En ontstond er een lijst met zo’n 120 objecten die als eerste aangepakt moesten worden. Dankzij de slimme dwarsdoorsnedes konden deze objecten op een gelijkwaardige manier verdeeld worden onder de 6 onderhoudsbedrijven, zodat risico en hoeveelheid werk evenredig verdeeld was.”

Informatie gebundeld uit diverse systemen

“In het dagelijks werk gaat deze oplossing veel tijd schelen. Maar belangrijker is de invulling van de vraag van de Raad van Bestuur van onze opdrachtgever”, aldus Tim Willems. “Zij hadden drie basisvragen die wij moesten beantwoorden. Deze hadden betrekking op de kwaliteit, de ontwikkeling van het complex gedurende de samenwerking en een integraal inzicht in het MJOB. Met de oplossingen van Vision kunnen we over een langere periode trendlijnen presenteren. Zo kunnen we de Raad van Bestuur het verloop van de conditie van de objecten laten zien over de periode van samenwerken. Dit kunnen we ook afzetten tegen de gemaakte kosten van onze werkzaamheden. Deze informatie komt uit diverse verschillende systemen, ook bij ons co-partners. Als we dat allemaal handmatig hadden moeten doen en via verschillende Excels, was dat niet zo snel gelukt. En waren we zeker niet zo flexibel geweest!”