Van handmatige jaarlijkse uitleg in Excel naar goed onderbouwde MJOP’s voor Van Dam Groep

Ron Huisman is vestigingsmanager bij de Van Dam Groep. Dit familiebedrijf dat al bijna 90 jaar bestaat heeft vestigingen in Rijssen en Rosmalen. De Van Dam Groep heeft circa 350 medewerkers in dienst en staat altijd voor haar klanten klaar. Naast nieuwbouw en renovatieprojecten die door het Installatiebedrijf G. Van Dam worden uitgevoerd, verleend Van Dam Technisch Beheer service en onderhoud aan diverse installaties in heel het land.

Ron huisman is vestigingsmanager bij Van Dam Technisch Beheer in Rosmalen, waar de focus ligt op service en onderhoud aan commercieel vastgoed.

Diverse stakeholders

Ron vertelt: “Wij hebben te maken met drie verschillende stakeholders. De beheerder van het pand, de eigenaar en de huurder. In de praktijk zien we dat deze mensen veelal niet technisch onderlegd zijn. In ieder geval niet tot het niveau dat zij in detail weten hoe een installatie werkt. Dit maakt het soms uitdagend om uit te leggen waarom een bepaalde vervanging nu nodig is”.

Het Prognotice dashboard

Het Prognotice dashboard is een handige tool dat eenvoudig informatie toont uit de data die je verzamelt. Data verzamelen is immers geen uitdaging meer. Die data goed bij elkaar brengen en er inzichten uit krijgen wel. Huisman: “We merken dat vaak zowel de huurder, beheerder als eigenaar van het pand akkoord moeten geven op onderhoud aan een installatie. Met het Prognotice dashboard hebben we, door een betere onderbouwing, sneller akkoord op ons voorgestelde werk. Bijvoorbeeld een vervanging”.

Van jaarlijks uitleg in Excel naar goed onderbouwde MJOP’s

Ron vervolgt: “Voorheen maakten we MJOP’s voornamelijk in Excel. Natuurlijk konden we onze adviezen voor het vervangen toelichten, maar met de software van Prognotice gaat dat veel eenvoudiger. Excel heeft als nadeel dat het ieder jaar opnieuw opgesteld moet worden. Dat voelt als ieder jaar opnieuw het wiel uitvinden. Nu kunnen we onze adviezen heel goed en snel onderbouwen. Stel bijvoorbeeld dat een circulatiepomp sterk verouderd is en lekkagesporen heeft. We maken nu direct een foto van het gebrek, in dit geval van de lekkage. In het dashboard kunnen we samen met de klant direct doorklikken naar het mankement waar ook de foto getoond wordt. Ook niet-technische personen kunnen dan direct zien dat de lekkage opgelost moet worden. We merken dat onze klanten nu sneller akkoord geven op onze offertes, omdat ze begrijpen dat de vervanging noodzakelijk is. We geven onze klanten zelfs toegang tot het dashboard zodat ze er zelf overzichten uit kunnen halen. Het dashboard is heel eenvoudig in gebruik. Er is niet veel (technische) kennis nodig om ermee uit de voeten te kunnen”.

 “We merken dat klanten sneller akkoord geven op onze offertes, omdat ze veel beter begrijpen dat vervanging nodig is”

Assetmanagement invoeren in verschillende fasen

Assetmanagement is meer dan alleen het maken van een MJOP. We nemen het serieus en geven de organisatie de tijd die nodig is. Stap voor stap. Ron vertelt: “We zijn heel enthousiast over het volledige concept, waarbij de monteur in het veld inzicht heeft in de historie van een installatie. Ze hebben dan zonder zoeken alle informatie compleet. Dit zorgt ervoor dat de schaarse mensen optimaal ingezet kunnen worden. Onze servicetechnici zijn nu druk bezig met het plakken van QR stickers. Hiermee brengen we de installaties in kaart middels een 0-meting en inspectie. Ons streven is om eind van het jaar 80% van de panden van onze klanten in kaart te hebben gebracht. Als we dit gereed hebben, hebben we een mooi stuk gereedschap om onze klanten te kunnen voorzien van een lange termijn begroting.”

Gebruiksvriendelijk systeem voor monteurs

Wanneer processen in een organisatie veranderd worden, is er vaak in eerste instantie weerstand. Vooral bij de collega’s die de beslissing niet hebben genomen, maar die wel hun vertrouwde werkwijze moeten veranderen. “Dat is bij ons niet anders”, vertelt Ron. “Met een goede begeleiding van onze monteurs zien we gaandeweg dat ze enthousiast worden. Monteurs zien nu dat Prognotice gebruiksvriendelijke software maakt die eenvoudig is te leren. We zijn ons er enorm bewust van dat we als directie het systeem gekozen hebben, maar dat alles valt of staat met hoe de monteurs in het veld de data invullen. Hoe makkelijker het werk voor de monteur is, hoe kwalitatief beter het MJOP voor de klant is. De monteur is het middelpunt in het proces”.

“Monteurs zijn het middelpunt van het proces. Het is belangrijk dat zij makkelijk hun werk kunnen doen. Ze zijn enthousiast en vinden Prognotice software gebruiksvriendelijk”

Langetermijnplanning

“De uitdaging van CO2 reductie en strengere regelgeving vraagt ons verder vooruit te kijken. Alle gebouwen die we onderhouden moeten een bepaalde labeling hebben. Wanneer een koelmachine en een cv ketel op de nominatie staan om vervangen te worden, dan nemen we de klant mee in de toekomst: over X aantal jaar moet je label A hebben. Wellicht is het handiger om nu naar een warmtepomp te gaan kijken. Om dit te doen, heb je wel kennis nodig van de kwaliteit van de installatie én moet je kunnen adviseren hoe lang een onderdeel nog meegaat”.

De toekomst van het installatievak

“Door COVID-19 is ventilatie steeds belangrijker”, vervolgt Ron. “Ik merk wel dat iedereen zoekende is. Wat wordt de nieuwe norm? Daarnaast ligt op dit moment de grootste vraag naar warmtepompen. Dat vraagt nieuwe kennis van zowel onze monteurs buiten als ontwerpers binnen. Bijscholing en cursussen om bij te blijven is een must. Met die kennis zijn wij in staat onze klanten anders te adviseren. Waar we voorheen 1-op-1 vervanging zouden adviseren, kijken we nu nóg verder naar andere systemen en technieken. Daar helpt de kennis van de huidige installatie natuurlijk bij. Kortom: de ontwikkelingen in de branche gaan razendsnel. Prognotice laat zien een heldere visie op al deze ontwikkelingen te hebben en denkt hierin actief met ons mee”.