Bij Schouten Techniek zijn klanten altijd direct geïnformeerd

Dit keer is Schouten Techniek aan het woord. Jeroen Droog is bedrijfsleider Technisch Beheer en Onderhoud bij Schouten Techniek. Hij stuurt ruim 75 medewerkers aan die dagelijks het beheer en onderhoud van installaties bij hun klanten verzorgen. In totaal heeft het familiebedrijf Schouten Techniek in het algemeen 250 medewerkers.

En we spreken met Martin Benning. “Twee jaar geleden ben ik bij Schouten begonnen. Schouten heeft een hele luxe orderportefeuille met prestatiecontracten. Mijn uitdaging is om de conditierapporten en Excel rapportages voor onze klanten te actualiseren. En daarnaast aandacht te geven om deze processen te stroomlijnen en te digitaliseren. De opleiding Maintenance & Assetmanagement die ik op Hogeschool Utrecht heb gevolgd laat zien dat assetmanagement echt een topic is”.

“Mijn uitdaging bij Schouten Techniek is om de conditierapporten en Excel-rapportages voor onze klanten te actualiseren”

Service en Onderhoud al tijdens ontwerpfase aan tafel

Jeroen vertelt: “We werken steeds meer met prestatiecontracten. Dat zijn contracten die worden afgesloten voor de duur van zo’n 10, 20 of zelfs 25 jaar. Om de werking van installaties voor deze lange periode te garanderen worden wij als Technisch Beheer en Onderhoud vanaf de ontwerpfase betrokken”. Daarmee hebben we inspraak in de keuzes bij het ontwerp zodat de onderhoudskosten lager uitkomen. Een investering in betere kwaliteit of het redundant uitvoeren van een installatie zorgt voor een zorgeloze technische werking – en dat is wat onze klanten willen. “We hebben intieme, lange termijn relaties met onze klanten”, vult Jeroen aan.

Verantwoordelijkheid komt steeds meer bij installateur

Jeroen vervolgt: “De verantwoordelijkheid voor het onderhoud komt steeds meer en meer bij de installateur te liggen. Waar onze klanten als woningbouwverenigingen of zorginstellingen voorheen nog zelf een technische dienst hadden, leggen ze nu de opdracht volledig bij ons neer. En dus ook de verantwoordelijkheid. Als er iets kapot gaat zijn de reparatiekosten voor onze rekening. Daarnaast vragen ze ons ook om inzicht te geven in hun installatie. We zitten minimaal 2x per jaar met klanten aan tafel”.

Inzicht in operationele en financiële processen onderscheidt ons van concurrentie

“We geven inzicht in de processen omdat deze processen bij ons digitaal worden vastgelegd”, vertelt Martin. Alleen dan is de informatie snel beschikbaar zonder onze mensen in het veld te overladen met administratie. Zij sleutelen terwijl de asset app van Prognotice het voor hen makkelijk maakt een foto en notitie te maken bij de specifieke asset. We zien ook dat deze vorm van rapporteren laat zien dat we niet feilloos zijn. We zijn daar eerlijk over, dat waarderen onze klanten. Het vastleggen van deze gegevens in Prognotice is aanvullend aan de gegevens die we met de werkbon in het veld verzamelen. We hebben onlangs veel kennis opgedaan over de diverse gebouwbeheersystemen. Deze data uit de gebouwen zelf kunnen we nu gaan samenvoegen met de informatie uit de asset app van onze monteurs. Zo werken we continue aan nog betere adviezen voor onze klanten.

“Opdrachtgevers kiezen voor ons omdat we snel onze informatie kunnen delen vanuit het veld.”

Een stap verder: inzicht voor de klant in technische processen

Martin vervolgt: “Toen we het financiële- en operationele proces in beeld hadden, hebben we ons gericht op het technische proces. Met Prognotice bieden wij onze klanten technisch inzicht in hun installaties. Onze klanten betalen daar niets extra’s voor, dat is onze service. Met digitalisering vereenvoudigen we voor onszelf het proces: voorheen werkten we in Word en Excel. Met 75 medewerkers op Beheer en Onderhoud is dat echt onhoudbaar”.

Implementatie van Prognotice

De taak van Martin is om Prognotice te implementeren: “Sinds een half jaar voorzien we de assets bij onze klanten van een QR label. We hebben 600 gebouwen in beheer en daarnaast nog eens 40.000 woningen. We beginnen met klanten waar we lange termijn afspraken mee hebben. De eerste 30 tot 40 locaties staan nu volledig met al haar assets in het systeem. Oude inspectierapporten zijn we aan het inlezen. Collega’s worden getraind over het gebruik van het systeem. We worden daarbij goed ondersteund door de kundige mensen van Prognotice”.

Toekomstvisie in digitalisering

“Onze doelstelling is om in 2022 Prognotice te hebben draaien. Dan zijn de monteurs in het veld sneller klaar met het vastleggen van data in de digitale formulieren. En kunnen we de handelingen in het veld op het Prognotice portal laten zien.

Marcel (onze consultant van Prognotice) houdt ons scherp. Hij legt samen met ons vast hoe we de beheerorganisatie gaan inrichten. Daarbij spelen vragen als rollen en rechten, opleiding, de relatie met andere systemen een grote rol.

Wat we met de digitaliseringsslag bereiken is:

• Inzicht in risico’s voor onszelf en onze opdrachtgevers: financiële risico’s verminderen
• Inzicht voor de klant: goed voor de klantrelatie
• (Wettelijk verplichte) onderhoudsrapportages digitaal
• Effectief werken: minder fouten en niet meer hoeven wachten op informatie

Digitaliseren is een must!”

Een veranderproces brengt weerstand? Niet als er een behoefte ligt!

Vaak hoor je dat er bij veranderprocessen weerstand is. Dat heeft Martin helemaal niet ervaren: “Eerlijk gezegd had ik de implementatie een stuk zwaarder verwacht. Schouten is een familiebedrijf met lange dienstverbanden. De echte weerstand hebben we niet gehad. Dat komt denk ik omdat de collega’s op de werkvloer de behoefte zien en voelen. Vanaf 50 medewerkers ontgroei je de Word en Excel fase – dan moet je gegevens en processen borgen in software van Prognotice. Collega’s zien die noodzaak ook”.

“Collega’s zien de noodzaak van digitaliseren, daarom is de weerstand minimaal”

Prognotice als partner

Martin benoemt nog: “De samenwerking met Prognotice vind ik heel fijn. Ik benoem het inderdaad als samenwerking, want zo voelt het ook. Prognotice is voor ons geen leverancier, maar staat als sparringpartner naast ons en denkt met ons mee. Dat zij bereid zijn te investeren in het product is voor mij hét voorbeeld hoe jullie er in staan. Wijzelf zijn nooit tevreden en willen elke keer een stapje meer. Dat wil Prognotice ook. Daarom sluit het zo goed aan op elkaar.

In het begin misten we bijvoorbeeld een rapportagetool in de software. Dat het er niet was betekende niet dat Prognotice daar nog niet over nagedacht had. We hebben dit aangegeven. En driekwart jaar verder verschijnen de eerste rapporten op ons portaal.

“Wij zien Prognotice niet als leverancier maar als sparringpartner met veel kennis van onze werkprocessen”

Toekomstvisie: één platform voor de klant

“Hoe we naar de toekomst kijken? Als een klant belt wil die helemaal niet een paar uur wachten op antwoord. Die wil NU antwoord hebben op zijn vraag. Als we Prognotice hebben geïmplementeerd steken we met kop en schouders boven onze concullega’s uit. Dat willen we graag.

Verder zie ik in de toekomst één platform waar een klant kan inloggen en daarin werkbonnen, facturen, gebouwtekeningen, technische gegevens en het archief kan inzien. We zullen onze verschillende platformen in de nabije toekomst integreren naar één portaal waar de klant alles kan vinden”.