Branchespecifieke app voor inspecties in gevelonderhoud: zo werkt het

In 2015 startte Havensteder de selectieprocedure voor een resultaatgerichte samenwerking met 6 gevelonderhoudsbedrijven. Willems Vastgoedonderhoud, Hoftijzer, De Goede Vastgoedonderhoud, SW Vastgoedverbetering, Pasman Integraal Vastgoedonderhoud en Rutges wonnen die selectie. De opdracht van Havensteder: geef ons inzicht in de status van ons vastgoed. Dat bleek echter niet zo vanzelfsprekend. En dus bouwden de 6 bedrijven samen een digitaal formulier in een bestaande app om dat inzicht mogelijk te maken. Deze app is nu branchebreed beschikbaar. Tim Willems van Willems Vastgoedonderhoud vertelt hier namens de samenwerking over het hoe en wat.

Inzicht in de status van uw vastgoed, dat wilt u als woningcorporatie natuurlijk ook. Daarvoor is het cruciaal om uw bezit goed in kaart te hebben. Mede door een reorganisatie en gewijzigde ICT-systemen was dit bij Havensteder niet up-to-date toen de 6 bedrijven aan hun opdracht begonnen. Waar moesten de prioriteiten liggen in het gevelonderhoud?

Eenduidige quick scan

Willems, Hoftijzer, De Goede, SW, Pasman en Rutges besloten te beginnen met een zogenaamde ‘quick scan’, om de status van de gevels goed in kaart te brengen. Belangrijk daarbij: zij wilden dat eenduidig doen. Aan allerlei Excel-bestanden met verschillende uitkomsten zou Havensteder immers helemaal niets hebben. De ontwikkelde methodiek gaf alle betrokken via een online dashboard real-time inzicht in de prioriteit en kwaliteit van de buitengevels per complex.

Na het realiseren van deze quick scan ontstond het idee om een set aan standaard digitale formulieren te maken, gebaseerd op de branchebreed geaccepteerde inspectiemethodieken.

Dashboard met inzicht

Daarmee waren de bedrijven er alleen nog niet, want inzicht in de status van haar bezit zou voor Havensteder lastig te ontcijferen worden uit honderden losse pdf’jes. En dus bouwden de 6 bedrijven een datahub waarin alle ingevulde formulieren ‘landen’. Om er vervolgens een helder dashboard uit te genereren met inzichten die de opdrachtgever zoekt.

“Havensteder is heel enthousiast en verrast over de inzichten die ze nu krijgt,” vertelt Tim Willems van Willems Vastgoedonderhoud. “Het zijn inzichten die ze anders nooit had gehad. We gebruiken het voor de planvorming en om aan te tonen of wij onze prestatieafspraken halen gedurende de realisatie- en beheerfase.”

Realtime informatie delen

In plaats van heel veel formulieren in te moeten vullen en op te sturen naar de opdrachtgever, staat nu alles geregistreerd in de app, inclusief rapportage.

Tim Willems: “Onze mensen vullen de formulieren digitaal in de app in, waarna er direct een pdf’je naar de opdrachtgever gaat. En bij een proces verbaal van oplevering tekenen we live met de opzichter het digitale formulier, waarna het ook direct voor alle betrokkenen beschikbaar is. Vervolgens kunnen we met behulp van het dashboard van Prognotice de afwijkingen en uitzonderingen laten zien. Dat is immers wat Havensteder wil weten.”

“We kunnen de formulieren zelf maken, vragen tussenvoegen, foto’s toevoegen en noem maar op. We gebruikten voor de formulieren de bestaande en breed in de branche geaccepteerde ‘taal’. We kunnen nu binnen de app zelfs switchen tussen verschillende bestaande meetmethodieken. Zo’n 60 tot 70 medewerkers bij onze bedrijven en de woningcorporatie werken er nu mee.”

Samenwerkingstool

Makkelijk was het hele ontwikkeltraject niet, vertelt Tim. “Wat we nu hebben draaien is knap bedacht en uniek. Maar de weg daarnaartoe had heel wat hobbels. We hebben met Prognotice iets gemaakt wat er nog niet was, dat kost tijd en dan moet je dingen soms drie keer opnieuw doen. Maar zonder de app waren we nu niet zover geweest. Het is echt een samenwerkingstool en dat brengt wat. Anders hadden we al die inzichten niet gehad.”

Afspraken maken

“Het gebruik van de app vervolgens implementeren in je bedrijf is overigens ook niet een-twee-drie voor elkaar,” vervolgt Tim. “De app is complementair aan de systemen die je al hebt, zoals bijvoorbeeld SharePoint of Microsoft Teams. Daar zit dus zeker geen barrière. Maar de mensen moeten er wel mee leren werken. Wij organiseren periodiek gebruikersmiddagen, waarbij we alle betrokkenen die ermee werken uitnodigen voor een soort demomiddag. We bespreken nieuwigheden en spreken af hoe we de dingen doen, hoe we zaken vastleggen. Ook de opdrachtgever is daarbij aanwezig.”

Meer inzicht dan ooit

De app is inmiddels beschikbaar voor alle gevelonderhoudsbedrijven die er interesse in hebben, want “het is zonde als wat we hebben gebouwd alleen bij ons blijft liggen, er zit zoveel tijd en energie in!” Heeft Tim nog tips voor de bedrijven die ook met de app gaan werken?

“Begin klein, doe niet teveel tegelijk. Als het goed loopt kun je doorpakken. Want zoals dat geldt voor alle systemen en software: je medewerkers zullen het goed moeten gaan gebruiken. Het is geen kwestie van in je vingers knippen en het toepassen, iedereen moet er op dezelfde manier mee werken. Maar loopt het, dan krijg je meer inzicht dan je ooit eerder had. Bovendien is de app echt bedoeld voor de samenwerking. Dat maakt het extra leuk. Je doet het samen. Met elkaar én met de opdrachtgever.”