Resultaatgerichte samenwerking én interne processen digitaliseren: in gesprek met Willems Vastgoedonderhoud

Een aantal jaar geleden spraken wij al met Tim Willems van Willems Vastgoedonderhoud over de resultaatgerichte samenwerking die zij hebben met Hoftijzer, De Goede Vastgoedonderhoud, SW Vastgoedverbetering, Pasman Integraal Vastgoedonderhoud en Rutges vernieuwt voor hun gezamenlijke opdrachtgever Woningbouwvereniging Havensteder. “We hebben voor deze samenwerking een uniek stukje software gevonden met andere onderhoudspartijen naar onze wensen ingericht. Dit heeft onze samenwerking echt body gegeven”, vertelt Tim. De software voor resultaatgericht onderhoud gebruiken wij nu ook voor andere woningbouwcorporaties en is tevens voor collega bedrijven te gebruiken. Hier vertellen we later meer over.

“Wij zetten het RGS portaal nu ook in bij meerdere samenwerkingen, bijvoorbeeld bij Quawonen. Daarnaast optimaliseren wij ook onze interne processen met het portaal van Prognotice”

Tijd dus voor een update.

Transparantie en vertrouwen

Tim vertelt: “Toen de online omgeving van de resultaatgerichte samenwerking voor Havensteder helemaal naar wens werkte, zijn we de software ook gaan gebruiken voor een andere klant van ons – Woningbouwvereniging QuaWonen. Hier werken wij met andere partijen samen voor deze gezamenlijke opdrachtgever. QuaWonen heeft van ons een inlog van Vision waar zij online en realtime inzicht hebben in de status van hun vastgoed.

Professionaliteit en aantoonbaar onderhoud

“Wat de voordelen voor ons van digitaal werken zijn? Het straalt professionaliteit uit naar onze opdrachtgevers. Begrotingen die wij maken worden hiermee onderbouwd. Bewijzen dat wij onderhoud hebben uitgevoerd en daarbij de gedetailleerde informatie aanleveren is voor ons eenvoudig. Daarom is Vision voor ons een middel om de langdurige samenwerking te onderhouden.”

Voordelen voor de opdrachtgever

De opdrachtgever plukt de vruchten van het gebruik van Vision. “De Raad van Commissarissen bij onze klanten vraagt regelmatig “Wat is de status van het onderhoud”? Binnen drie muisklikken hebben wij dan antwoord gegeven op deze vraag. We maken hiermee ons werk inzichtelijk. Zij zien alle registraties van de uitgevoerde werkzaamheden mét een foto voor- en na de werkzaamheden. Ook borgt onze opdrachtgever hiermee het proces. Realtime kunnen zij zien welk onderhoud is uitgevoerd en wat nog op de planning staat. Ditd schept vertrouwen en laat zien dat we ‘in control’ zijn”.

“De woningbouwvereniging kan hiermee laten zien dat zij in control zijn én werkt met onderbouwde begrotingen”

De diverse metingen die gedaan worden (zoals nul-meting, meting bij aanvang, proces verbaal van oplevering etc) worden vastgelegd. Al deze metingen leiden uiteindelijk naar een cijfer. De opdrachtgever kan dan op basis van dit cijfer bekijken wat de kwaliteit van het vastgoed is. In vaktermen noemen wij dit Prestatie eisen – deze worden door Prognotice geheel automatisch berekend.

Op den duur zullen bij Willems Vastgoedonderhoud alle klanten kunnen inloggen op hun eigen portaal, voor real time inzicht.

Ook interne processen gedigitaliseerd

Naast een portaal voor hun klanten heeft Willems ook voor interne processen een portaal. Tim neemt ons mee in hun interne proces: “Een voorbeeld is dat steigers regelmatig gekeurd moeten worden. We moeten aan kunnen tonen dat het materiaal gekeurd is, de steiger officieel opgeleverd is en tijdens de bouw nog een keer gecheckt is. Deze registratie doen wij allemaal digitaal. Er wordt een handtekening op het formulier gezet, naam van de medewerker, datum en waar nodig een foto. Ideaal. Lachend vervolgt Tim: “Voorheen moesten wij nog weleens wat dashboardkastjes van auto’s af, om daar verfrommelde registratiepapieren vandaan te halen. Dat is hiermee verleden tijd. We weten op kantoor direct of de juiste processtappen zijn doorlopen – dat geeft veel rust”.

“Verfrommelde of kwijtgeraakte registratiepapieren uit dashboardkastjes is voor ons verleden tijd”

Een leuke anekdote om toe te voegen: “Een tijdje terug hadden wij een audit voor onze ISO norming. Omdat wij in Vision konden laten zien hoe wij de keuringen hadden geborgd, waren wij direct geslaagd. Keuringskaarten, opleveringsformulieren, visuele controles: dit hadden wij direct realtime voor de auditeur inzichtelijk”.

Intern veel draagvlak

“Het implementeren van ICT kan nogal wat weerstand krijgen – dat weet iedereen. Dat is bij ons best goed gegaan. We hadden verwacht dat de mensen op de bouw minder bereid zouden zijn de huidige werkwijze te veranderen. Het grappige is dat juiste deze groep enthousiast is over onze digitaliseringsslag. Dat juist de timmerman komt met een idee voor een nieuwe registratie. Zij hebben echt een hekel aan administratie, maar met digitale formulieren vinden zij het toch leuk. Onze mensen kunnen kiezen op welk device ze de formulieren willen invullen: de smartphone of tablet”.

“Prognotice is zowel op de smartphone als tablet te gebruiken – voor de collega’s op de werkvloer een enorm voordeel”

Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb)

Ook in de toekomst voorziet Tim nog wel het één en ander waar zij het digitale interne proces mee kunnen gebruiken. “De Wet kwaliteitsborging komt er vanaf 2022 stapsgewijs aan. Dat betekent dat wij kwaliteit aantoonbaar moeten maken. Ik zie het zeker gebeuren dat wij dit gaan borgen via Forms en Vision. Bijvoorbeeld als een medewerker isolatie aan het plaatsen is, dat hij dan eerst een foto maakt, later aan te kunnen tonen dat die voorziening is geplaatst”. Hij vervolgt: “Dit is nog toekomst, de regelgeving is op dat gebied nu nog niet aan de orde, maar het gaat zeker komen”.

Ook voor branchegenoten interessant 

Willems Vastgoedonderhoud heeft veel input gegeven aan de ontwikkeling van de verschillende digitale formulieren voor verschillende KIB metingen. We hebben voor collega bedrijven een interessante afspraak om voor een eenmalige vergoeding gebruik te kunnen maken van deze formulieren. Dan hoeven zij het werk niet opnieuw te doen. En met deze formulieren is de inhoud direct te presenteren op het portaal.

Meer weten? Neem dan contact op met Remco Iburg via 06-53466145.