Hoe Kemkens capaciteit bespaart door het digitaliseren van processen

In 2018 spraken wij met Antwan van Dorst, Hoofd Utiliteit bij Kemkens Installatie, over het maken van MJOP’s in Main. Drie jaar later is het tijd voor een update. Want Kemkens heeft niet alleen het maken van MJOP’s gedigitaliseerd en capaciteit bespaard in het administratieve proces, ook de communicatie tussen monteurs en de binnendienst is verbeterd én weten ze hun klanten te binden door hen inzicht te geven in de status van de elementen in hun gebouwen.

Een up-to-date MJOP

Antwan van Dorst vertelt: “Wat in het interview uit 2018 te lezen is, zijn wij begonnen met het digitaliseren van MJOP’s in Main. Nadat we een aantal MJOP’s hadden gepresenteerd aan onze klanten, kregen wij van hen te horen dat MJOP’s niet altijd actueel waren. Servicemonteurs kwamen bij klanten voor service en onderhoud, maar de mutaties in elementen waren voor ons lastig te verwerken in het MJOP – we moesten extra aandacht geven om MJOP’s te actualiseren.”

“Voorheen kregen we van klanten te horen dat de MJOP niet altijd actueel was”

Servicemonteurs als basis

“We zijn toen begonnen met het gebruiken van de AssetApp. Al onze 60 servicemonteurs werken nu met deze app. Servicemonteurs in het veld kunnen direct wijzigingen doorvoeren, die contractbeheerders vervolgens met één druk op de knop kunnen doorvoeren in Main. Hiervoor zagen we dat servicemonteurs een papiertje op het bureau plakten, de mutatie doorbelde, appte, mailde of in de werkorder aangaf wat in het systeem gewijzigd moest worden. Voor de contractbeheerder was dit vaak niet voldoende duidelijk om goed te verwerken en het koste veel tijd. In de praktijk werden mutaties daarom te vaak niet verwerkt. Gevolg hiervan was dat de servicemonteurs steeds minder mutaties door gingen geven ‘want het wordt toch niet doorgevoerd’, en uiteindelijk had de klant weer geen up-to-date MJOP. Zo ging het cirkeltje rond.

Tijdswinst bij contractbeheerders

“Wat voorheen veelal gebeurde, was dat de contractbeheerder één keer per jaar ging zitten voor het maken van een MJOP van de klant. Waar zijn de mutaties geweest? Welke terugkoppelingen heb ik van monteurs gekregen? Er werd teruggezocht in werkorders en alle overige gegevens of een servicemonteur gestuurd voor her-inspectie. Nu worden wijzigingen het hele jaar doorgevoerd. Dit heeft ons een enorme tijdswinst opgeleverd. De inventarisatie en MJOP is nu elke dag up-to-date én kwalitatief beter. Bijkomend voordeel: Omdat informatie niet meer overgetypt hoeft te worden, is de kans op fouten maken vele malen kleiner geworden.”

Betrokken servicemonteurs

Wat we ook bereikt hebben is dat de servicemonteurs meer betrokken zijn. De servicemonteur heeft nu direct invloed op een inventarisatie en MJOP, hij ziet dat er wat gedaan wordt met zijn wijzigingen. Daarnaast kan er ook informatie over het element doorgegeven worden met als doel de theoretische levensduur t.o.v. de praktische levensduur te beoordelen bij het maken van een MJOP. Dat is echt essentiële informatie voor het maken van een actuele meerjarenbegroting. Daarnaast kan er ook informatie over het element doorgegeven worden met als doel de theoretische levensduur t.o.v. de praktische levensduur te beoordelen bij het maken van een MJOP.

Het grootste gedeelte van onze servicemonteurs vindt de AssetApp gebruiksvriendelijk, ze zijn heel enthousiast. Uiteraard zijn er ook enkele servicemonteurs die de transitie naar digitaal werken wat lastiger vinden. Overall voelen de servicemonteurs zich meer betrokken. Ze worden niet meer op pad gestuurd met onvolledig informatie en bellen daardoor minder naar kantoor.

“Overall voelen monteurs zich meer betrokken en worden niet meer op pad gestuurd met onvolledige informatie.”

Inzicht en tijdsbesparing

Op de vraag wat het allerbelangrijkste is wat zij met het gebruik van de AssetApp hebben gekregen, antwoordt Antwan: “Inzicht en tijdsbesparing. Servicemonteurs hebben nu hetzelfde inzicht als contractbeheerders. Dat betekent dat, als zij op locatie staan niet meer naar kantoor hoeven te bellen voor deze informatie. Ook is het niet meer nodig om jaarlijks te zoeken naar informatie voor het opstellen van een MJOP en hebben we capaciteit bespaard.

Koppeling tussen Navision en Prognotice

Antwan vervolgt: “Ons ERP systeem heeft zeker mogelijkheden om assetgegevens in te voeren, alleen hebben wij gemerkt dat het bewerken en bijhouden van deze data in dit systeem niet bij onze werkzaamheden past. De software van Prognotice maakt het mogelijk om op elementniveau te registreren Terwijl in ons ERP systeem dit op objectniveau gebeurt. Wij werken nog steeds met Navision voor de facturatie, de werkorders, verbruikt materiaal en de urenregistratie. De software van Prognotice is gekoppeld aan Navision en gebruiken we voor inzicht in elementen en MJOP`s. Daarnaast geeft het een verbetering van de interne communicatie tussen servicemonteurs en contractbeheerders, het maken van een up-to-date MJOP en voor betere communicatie met onze klanten.”

“Met de software van Prognotice hebben wij capaciteit bespaard”

Klanten zijn enthousiast

“Ook onze klanten merken een positief verschil. In Vision presenteren wij onze bevindingen voor de contractbeheerders en aan de klant. Doordat zij kwalitatief beter inzicht hebben, kunnen zij beter bijsturen én budgetteren voor de komende jaren. Dit draagt echt bij aan de langetermijn klantrelatie.”

Nog verder digitaal vastleggen van het werk van de monteur

“Nu zijn we bezig met het verder digitaliseren van formulieren. We willen het servicemonteurs nog eenvoudiger maken om informatie te registreren. Dat gaan we doen met digitale formulieren. De standaard informatie zoals merk, type, bouwjaar wordt uit Main gehaald en voor ingevuld, dit hoeft de monteur niet elke keer opnieuw in te vullen. We hebben al flinke voordelen en tijdswinst behaald, maar verbeteren op het gebied van digitalisering is naar mijn mening een continu proces.”