Wat te doen als uw opdrachtgever vraagt om aantoonbaar onderhoud?

We horen het steeds vaker in de gesprekken die wij voeren met onderhoudsbedrijven, hun opdrachtgevers vragen in toenemende mate om aantoonbaar onderhoud. Deze vastgoedeigenaren willen dat de onderhoudsbedrijven laten zien welk onderhoud ze hebben verricht. Wat heeft u als onderhoudsbedrijf nodig om dat voor uw opdrachtgever op een goede manier te doen? En welke kansen kunt u daarmee extra benutten?

Bij vastgoedeigenaren komt steeds meer nadruk te liggen op het belang van inzicht in onderhoudskosten op de langere termijn, merken wij door de vragen die wij van onze klanten krijgen. Accountants en afdelingen financiën van vastgoedeigenaren willen weten welke onderhoudskosten er de komende jaren gaan komen. Een rendement kan immers prachtig lijken, als er binnen afzienbare tijd grootschalig asbest verwijderd moet worden uit een pand, een dak vervangen moet worden of verduurzaming nodig is, dan drukt dat natuurlijk de winst.

Wat onze klanten ook merken: vastgoedeigenaren willen daarbij inzicht in wat er daadwerkelijk aan onderhoud gebeurt. Ze willen dat het onderhoud dat wordt gepleegd aantoonbaar is. Dat je dus als schilder aan kan tonen dat er inderdaad houtrot in de kozijnen zat en dat je dat hebt verholpen. En dat je als installateur inderdaad een checklist hebt waarin de taken zijn afgevinkt. Hoe kunt u als onderhoudsbedrijf die aantoonbaarheid op een goede manier voor elkaar krijgen? Ik vertel u graag hoe onze klanten dat doen.

Het begint met een goede assetlijst

Aantoonbaar onderhoud begint uiteraard met het maken van een assetlijst: welke assets bevinden zich in het pand dat onderhouden moeten worden? De assetlijst die u ontvangt van uw opdrachtgever is vaak veel te abstract. Er staat bijvoorbeeld een brandblusinstallatie op die lijst, maar zonder de detaillering die u nodig heeft om goed onderhoud te kunnen plegen. Deze brandblusinstallatie bestaat namelijk uit 4 pompen, een bassin en leidingwerk. Dat verschil in detaillering van de assets is verklaarbaar. De noodzaak om dat soort zaken vast te leggen is voor uw opdrachtgever totaal anders dan voor uzelf. Uw opdrachtgever heeft inzicht nodig in de kosten voor de accountant, u moet specifiek weten wanneer welk onderhoud nodig is om een advies over die kosten te kunnen geven.

Direct alle assets coderen voor aantoonbaar onderhoud

Stap 1 is dus het gedetailleerd maken van de assetlijst, iets dat bij elke onderhoudsklus die u gaat doen moet gebeuren. Hoe kunt er in die fase al meteen voor zorgen dat u aantoonbaar onderhoud pleegt? Het antwoord is eigenlijk heel simpel: door tijdens die inspectie direct alle assets uit te rusten met een unieke QR-code, waarmee u alle data over dat object verzamelt. Een simpele scan van die QR-code levert vanaf dat moment alle informatie die voor uzelf en uw opdrachtgever relevant is. Denk aan inzicht in werkbonnen, de data uit het MJOP of informatie die van belang is voor de wet- en regelgeving. Bovendien kunnen de monteurs ter plekke aantekeningen maken en foto’s toevoegen, zodat bij een volgende onderhoudsbeurt meteen de aandachtspunten zichtbaar zijn.

De monteurs koppelen zelf, door een stickertje te plakken, de QR-code aan de asset als ze erbij staan, zo simpel is het. Vanaf dat moment kunt u alles wat met die asset gebeurt bijhouden en aan uw opdrachtgever presenteren (lees hier meer over onze QR-codes).

Eenvoudig óók een MJOP maken

Wat onze klanten vervolgens in de praktijk merken, is dat ze met die assetlijst en onze software heel eenvoudig een MJOP maken voor hun opdrachtgever. Als in onze software een asset goed gecodeerd wordt toegevoegd, dan weet onze software meteen hoeveel het jaarlijks onderhoud kost, wanneer hij vervangen moet worden en hoeveel dat dan kost. Zo heeft u direct een antwoord voor uw opdrachtgever als hij vraagt om meer inzicht in de onderhoudskosten op de langere termijn.

Bij onze klanten zien we welk effect dat ook heeft op de relatie met hun opdrachtgever. Met een MJOP wordt u als onderhoudspartij een gesprekpartner die ook kan adviseren en zo kunt u een betere, langere relatie opbouwen. En voor uzelf is inzicht in toekomstig benodigd onderhoud ook waardevol. Als u vaste relaties opbouwt met opdrachtgevers, gebaseerd op de MJOP’s, dan weet u zelf aan het begin van het jaar ook al grotendeels welk onderhoud er het komende jaar in de planning staat. Dat geeft minder pieken en dalen in benodigd personeel. En dat is in deze krappe arbeidsmarkt bepaald geen nadeel.

Onderhoud aantonen is niet ingewikkeld

Kortom: dat uw opdrachtgever vraagt om aantoonbaar onderhoud en meer inzicht wenst in de onderhoudskosten op de langere termijn biedt u kansen. En het is helemaal niet ingewikkeld om aantoonbaar onderhoud voor elkaar te krijgen. Wilt u meer weten over MJOP’s, betrouwbare assetlijsten en QR-codes in relatie tot Prognotice software? Ik vertel u graag meer, neem gerust contact met mij op.

Auteur artikel

Erik van Schaik

Consultant / projectleider IT

MEER LEZEN

Gerelateerde blogs

Wij gebruiken cookies om de website optimaal te laten functioneren en om in te spelen op de informatiebehoefte van onze bezoekers. Door gebruik te maken van onze website stemt u in met het plaatsen van cookies. Lees meer hierover in onze privacy- en cookieverklaring.
Accepteer cookiesCookie instellingen