Samen rapporteren aan je opdrachtgever: de woningcorporatie? Hier lees je hoe!

Enige tijd terug riep een van onze klanten onze hulp in bij een specifiek probleem. Zij hadden een app aangeschaft om de papieren formulieren die ze altijd gebruikten voortaan digitaal in te vullen. Op zich handig, behalve dat het bij het werk voor woningcorporaties resulteerde in heel, heel veel pdf’jes. Dat kon zo niet naar de opdrachtgever! Onze klant vroeg ons wat wij konden doen, waarop we samen een systeem ontwikkelden om de digitale formulieren te verzamelen in een database. Vanuit die database kan onze klant nu alles rapporteren wat de opdrachtgever wil weten. Zo ontstond Vision, dat ook bijzonder geschikt is als rapportage-tool voor bedrijven die gezamenlijk grote opdrachten uitvoeren voor woningcorporaties. Aan de hand van voorbeelden uit onze praktijk leg ik hieronder uit hoe het werkt.

U herkent misschien ook wel de veranderingen bij woningcorporaties die wij via onze klanten veel tegenkomen. Een van die veranderingen is de grote behoefte aan meer en beter inzicht in (de staat van) het bezit. Woningcorporaties hebben in veel gevallen fusies achter de rug, waardoor goede informatie over hun bezit niet een, twee, drie voorhanden is. Terwijl ze die goede informatie wel nodig hebben, zeker met het oog op de grote verduurzamings- en renovatieopgave waar ze voor staan.

Werkelijk inzicht

Onze klant uit het voorbeeld in de inleiding kreeg bijvoorbeeld de opdracht om een ‘woning APK’ uit te voeren. Een controle om de staat van woningen en installaties inzichtelijk te krijgen. Je moet er niet aan denken om dan honderden pdf’jes naar de woningcorporatie te moeten sturen. Of zelf al die formulieren door te spitten op zoek naar concrete inzichten.

Wij hielpen door geüniformeerde digitale formulieren te maken (ziet de cv ketel er netjes uit, zijn er geen leksporen bij het kraantje, van welk type is de rookgasafvoer et cetera) en alle data in een database te verzamelen. Zo ontstond een data lake met waardevolle informatie, waar onze klant met Vision vervolgens alle antwoorden uit kan halen.

Overeenkomst voor de langere termijn

Vision is ook een zeer praktisch hulpmiddel in nóg een nieuwe ontwikkeling bij woningcorporaties. Namelijk dat zij hun onderhoud steeds vaker uitbesteden en opdrachten anders in de markt gaan zetten.

Een goed voorbeeld daarvan zijn 6 schildersbedrijven die gezamenlijk een lange termijn samenwerkingsovereenkomst afsloten met een woningcorporatie. Zij kregen de opdracht om samen, voor de langere termijn, het schilderwerk te verzorgen voor een groot aantal complexen. Heel anders dus, dan hoe het vroeger ging, toen zij per complex een schildersopdracht kregen via de opzichter van dat complex.

Voorwaarde: gezamenlijk rapporteren

De woningcorporatie stelt bij deze nieuwe samenwerkingsvorm wel de voorwaarde dat de 6 bedrijven gezamenlijk rapporteren. Dat bleek complexer dan gedacht. Uniforme informatie ophalen over de complexen was stap 1 en dat kan natuurlijk goed geregeld worden via gezamenlijk opgestelde digitale formulieren. Maar die data vervolgens op een hoop gooien en daar de informatie uithalen waar de woningcorporatie in is geïnteresseerd, dat bleek lastig.

De data hebben is immers één ding, daar vervolgens inzichten uit halen een tweede. De woningcorporatie wilde bijvoorbeeld weten: waar zit het meeste houtrot, waar is de glansgraad niet goed, waar is de hechting niet goed? En dan niet per complex, maar over alle complexen.

Onafhankelijk en veilig

Tja, dan werpt zich in zo’n samenwerking altijd wel een partij op om de data samen te voegen voor een gezamenlijke rapportage. Maar dan geef je als bedrijf al je data aan een ander. Dat is wel even wat. Zeker als dat een complex Excel-bestand wordt waar waarschijnlijk maar één iemand in kan werken, met een grote afhankelijkheid als gevolg.

Vanuit de behoefte van die schildersbedrijven – en inmiddels ook steeds meer andere samenwerkingen van bedrijven – hangt Vision er nu als onafhankelijke derde boven. Een plek waar alle gegevens veilig in landen. Alle bedrijven kunnen gewoon in hun eigen systemen blijven werken, met hun eigen werkbonnen en calculaties.

Samen inzicht geven

Zo kun je samen de inzichten genereren waar je opdrachtgever zo’n behoefte aan heeft. Alle woningen moeten op termijn van het gas af. Via digitale formulieren en Vision kun je dan inzichtelijk maken waar nog cv ketels staan en van welk type en bouwjaar die zijn. En filter je bijvoorbeeld de woningen eruit die een cv ketel hebben die ouder is dan 14 jaar. Je wilt immers niet de net nieuwe cv ketels gaan vervangen.

Kortom: het begint met uniform data ophalen, vervolgens is het zaak die data in een goed systeem te gieten, zodat je daarna álles uit het data lake kunt halen.

Interesse in meer informatie over Vision? Neem gerust contact met mij op.