Hoe hou je onderhoudsdata actueel en op niveau?

Er bestaat geen twijfel over dat data een steeds grotere rol spelen in alles wat we doen. Zo ook in het beheer en onderhoud van gebouwen. Steeds meer bedrijven gaan dan ook serieus met data aan de slag. Dat gaat alleen lang niet altijd even makkelijk, weet ik uit de praktijk van onze klanten. Grootste uitdagingen: data actueel houden en inzichten geven die waardevol zijn voor je opdrachtgevers. Vaak heeft dit te maken met data die uit verschillende systemen moeten worden opgehaald. Hoe krijg je dat voor elkaar?

Onlangs publiceerden wij drie interviews met gebruikers van onze software: BAM, Kuijpers en Strukton. Alle drie de bedrijven zijn actief betrokken bij de ontwikkeling van ons softwareprogramma Main 3.0 en in de interviews vertellen zij onder meer over welke kansen zij zien voor slim gebruik van data.

Zelf schreef ik eerder een blog over hoe data nu al enorm bijdragen aan betere MJOP’s en hoe je daarmee goed geïnformeerd aan tafel komt bij opdrachtgevers en zo langdurige relaties met hen kan opbouwen. Het MJOP is dan niet alleen in de voorbereiding en uitvoering een praktische tool, het ondersteunt je ook in je acquisitie.

We beschikken inderdaad over steeds meer data waar we heel veel mee kunnen. Om die data ook echt tot nut te maken echter, is het wel cruciaal om data uniform in te voeren en actueel te houden.

Data uniform invoeren én houden

Een voorbeeld: je krijgt een offerteaanvraag voor het onderhoud van meerdere utiliteitspanden (aanbesteding). Op basis van de informatie die je krijgt aangeleverd breng je een representatieve offerte uit en als je de opdracht ‘scoort’ krijg je van de opdrachtgever een aantal maanden de tijd om de assetlijst te controleren. De juiste software helpt je in deze fase om je aanvullende offerte – waarin je de verschillen in beeld brengt én prijst – snel te verzenden. Desondanks is dit een hectische tijd, de storingen komen immers al binnen.

Toch begint het werk nu pas echt als het gaat om je data, want na deze zogenoemde 0-meting is het de kunst om alle assetdata (die je in opdracht gekregen hebt) actueel te houden. Dat is lastig omdat het mensenwerk is en omdat de assetdata in verschillende systemen worden bijgehouden.

Weet iedereen waarom het belangrijk is?

Om maar met die eerste uitdaging te beginnen: wat ik merk bij onze klanten is hoe belangrijk het is dat iedereen begrijpt waarvoor die data dienen en hoe belangrijk het is om het uniform in te (blijven) voeren. Begin daarom bij het begin en dat is bij je servicetechnici. Dat zijn de mensen die bij opdrachtgevers onderhoudswerkzaamheden uitvoeren en de systemen vullen met data. Weten zij waarom ze bepaalde gegevens moeten vastleggen en waarom dat zo belangrijk is? Leg uit wat je op kantoor kan met de data die zij invoeren. Dat je er allerlei waardevolle inzichten en informatie uithaalt, waarmee je van grote toegevoegde waarde bent voor de opdrachtgever.

Want in plaats van enkel uitvoerende kracht word je met goede inzichten uit data ineens ook een waardevolle gesprekspartner als het gaat over het vastgoedbeleid van de opdrachtgever. ‘U zegt dit nu wel, maar als ik kijk naar de staat van dit gebouw zou ik wat anders doen.’ Of: ‘U wilt een meer duurzaam karakter? Daar horen dan ook investeringen bij want de installaties kunnen dat nu niet aan.’ Kortom: die data worden een commerciële tool waar je extra omzet uit kan halen. Betrek je servicetechnici daarbij, dan snappen ze beter waarom het zo belangrijk is dat zij die data goed invoeren. Dat het zonder hun inzet niet lukt.

Makkelijk verbindingen maken

Dan de tweede factor die van invloed is op de kwaliteit en actualiteit van de data waar je mee werkt en dat is hoe de verschillende systemen die je gebruikt met elkaar communiceren. Want je servicetechnici gaan met een werkbon uit het ERP-systeem op pad, lossen het probleem op, melden het af, waarna het weer landt in het ERP-systeem. Dan heb je de data over de assets van je opdrachtgever, die je ook nodig hebt voor je MJOP, nog niet in je andere systemen staan zoals Main.

Met de nieuwe Main – waar we het afgelopen jaar hard aan werkten – lossen we dat op door veel meer mogelijkheden te bieden om verbindingen te maken met andere software en data. Justin van Barneveld bracht dat goed onder woorden in het interview dat we met hem publiceerden toen hij zei: “Het uitwisselen van data met andere systemen wordt daarmee super eenvoudig.”

Dus: data hou je actueel en kwalitatief:

(1) door je mensen goed te begeleiden bij het invoeren van die data en hen te betrekken bij wat het oplevert en,
(2) met de nieuwe mogelijkheden van Main 3.0, dat verbindingen met andere software en data “super eenvoudig” maakt.