Gemeente Groningen houdt regie over vastgoedonderhoud met Prognotice

De Gemeente Groningen heeft zo’n 200 panden in eigendom. De hoeveelheid m2 en de enorme variatie aan vastgoed, zorgde elke keer weer voor de nodige hoofdbrekens om te komen tot een goed onderbouwd meerjaren onderhoudsplan. Om het vastgoedbeleid binnen de gemeente verder te optimaliseren is er een project opgestart. Een van de speerpunten daarbij is om meer inzicht te krijgen in de assets, meer grip te krijgen op het onderhoud en een helder inzicht in de (komende) onderhoudskosten. Hiervoor heeft de gemeente gekozen om te gaan werken met de software van Prognotice. Nu, zo’n twee jaar later, maken we samen met Henk Oosterveld, medewerker vastgoedbedrijf van de gemeente Groningen, de balans op.

Prognotice ondersteunt bij resultaat gericht samenwerken

De gemeente was op zoek naar een standaard softwarepakket. “Hierin moesten we het onderhoud kunnen plannen met als basis de conditiemeting NEN2767, zodat we uniform en objectief de status van het onderhoud kunnen bepalen.”, aldus Oosterveld. Door gebruik te maken van NEN 2767-methodiek kon invulling gegeven worden aan de wens om met de onderhoudspartijen resultaat gericht te gaan samenwerken (RGS). “Prognotice sluit prima aan bij deze manier van samenwerken, want het pakket biedt naast uitgebreide rapportages, ook de mogelijkheid om samen te werken en eenvoudig bestanden uit te wisselen.”

Wat is Resultaatgericht Samenwerken (RGS)? 

Resultaatgericht samenwerken is een vrij nieuwe manier van samenwerking. Het verschil met traditioneel aanbesteden is dat opdrachtgevers bij vastgoedonderhoud streven naar continuïteit in de werkrelatie en naar het wegnemen van risico’s. De opdrachtnemer stelt op basis van het door de opdrachtgever gewenste kwaliteitsniveau (de prestatie-eisen) scenario’s op. Bepaalde taken en verantwoordelijkheden worden verlegd naar het onderhouds- of renovatiebedrijf. 

Bron: www.vgokeur.nl 

Software verplicht gesteld in de aanbesteding

Op dit moment zijn er zo’n 70 panden ingevoerd in Prognotice en dat moeten er nog veel meer worden, zodat straks al het vastgoed van de gemeente hier in is opgenomen. “Voor deze 70 panden hebben we resultaatgerichte onderhoudscontracten afgesloten met een aantal onderhoudspartijen voor het gevelwerk (3 bedrijven) ,dakwerk (2 bedrijven) en installaties (2 bedrijven).” Al tijdens het aanbestedingstraject was voor de inschrijvers duidelijk dat er gewerkt werd met Prognotice, en dat ook zij daarmee moesten gaan werken. “Dat was misschien in eerste instantie wel wat vreemd en soms ook lastig voor ze, maar gaandeweg zien ook de onderhoudspartijen het voordeel in van deze werkwijze.”

Gemeente behoudt de regie

Deze onderhoudsbedrijven hebben een aantal panden toegewezen gekregen waarvoor zij, voor wat betreft hun discipline, verantwoordelijk zijn. Met hun eigen Prognotice-account verzamelen en analyseren zij alle data van de te onderhoud panden. “De inspecties worden ook door de onderhoudspartijen uitgevoerd met de conditiemeting –app van Prognotice. Op basis van die gegevens rekenen zij diverse scenario’s voor ons door. Zij sturen de data naar ons toe, wij lezen die in, zodat we met alle informatie van de 7 partijen 1 overzicht hebben. We kunnen nu eenvoudig verschillende scenario’s naast elkaar leggen en deze afstemmen op het vastgoedbeleid. Zodoende kunnen we elke keer een bewuste keuze maken met betrekking tot kosten, budget en te voeren vastgoedbeleid. Zo houden we de regie.”

Gemeente Groningen vastgoed onderhoud regie RGS PrognoticeTevreden over oplossing en samenwerking met Prognotice

Groningen heeft, door te kiezen voor één systeem, de gewenste informatie altijd paraat. “Ik kan wel zeggen dat ik goede ervaringen heb met Prognotice. Onze werkwijze is prima te vertalen naar de software en functionaliteit voldoet prima aan de verwachtingen.” De gemeente kan haar eigen organisatie snel antwoord geven op diverse vragen. Of dat nu gaat om de kosten voor onderhoud van een theater voor de komende 10 jaar of de kosten van verfwerk of koeling over alle panden. De gevraagde informatie is ‘met een ‘muisklik’ samen te stellen. “Ook wat betreft ondersteuning vanuit consultancy tijdens de implementatie kijk ik terug op een prettige samenwerking. Zolang Prognotice de marktontwikkelingen blijft volgen en zich steeds blijft vernieuwen is het een prima oplossing voor ons.”

MEER LEZEN

Gerelateerde blogs

Willems Vastgoed: “Meer inzicht dan ooit!”

Willems Vastgoedonderhoud werkt samen haar co-partners met Vision, de rapportage-tool van Prognotice. Het geeft hen en de opdrachtgever direct inzicht, vanuit diverse systemen en bronnen.