Dromen over de toekomst van assetdata? Er kan nu al zoveel!

‘Probleem’: meerdere systemen

Een behoorlijk dilemma, dat tot voor kort speelde bij één van onze klanten. Wat bij dit bedrijf ‘het probleem’ is, is dat informatie in verschillende systemen wordt bijgehouden. Dat zien we overigens bij vrijwel alle onderhoudsbedrijven. Terwijl de antwoorden op de vragen die opdrachtgevers stellen aan onderhoudsbedrijven altijd uit meerdere systemen komen.

Gevolg: geen antwoord op de vraag

De opdrachtgever wil niet alleen inzicht in storingen en openstaande facturen, hij wil ook weten wat de laatste keuringsdata zijn van installaties, wanneer certificaten zijn verlopen (met een pdf van het certificaat erbij), welke kosten er de komende jaren aankomen, de status, et cetera. Hij vraagt eigenlijk: ben ik wel compliant? Voldoe ik aan de wet- en regelgeving? Als er een bedrijfsongeval plaatsvindt met het glaswassysteem of de CV installatie, kan hij dan alle keuringsinformatie laten zien en klopt die dan? Die vraag kun je alleen beantwoorden doordat je informatie kan tonen van de keuring.

Datzelfde geldt voor de opdrachtgever die wil weten hoeveel storingen welke apparaten hebben gehad, in welke conditie het apparaat is en wanneer de vervanging is gepland. Hij willen kunnen zeggen: Ik wil alle apparaten zien die meer dan 3 storingen per jaar vertonen, die in conditie x zijn en waarvan het vervangingsmoment verder weg ligt dan twee jaar. Dan krijgt hij namelijk het inzicht of hij bepaalde apparaten niet eerder moet vervangen om de huurderstevredenheid te verhogen.

Dat die informatie in verschillende systemen staat is in veel gevallen logisch. Keuringsformulieren bijvoorbeeld, worden veelal gemaakt door gespecialiseerde bedrijven die veranderingen in de wetgeving direct ook doorvoeren in die formulieren. Maar wat je niet wil, is dat je de opdrachtgever daardoor moet gaan vertellen dat hij voor het ene document daar moet zijn en voor het andere document weer ergens anders.

Info om besluiten op te nemen

Wat wij daarom doen – en ook voor het bedrijf uit het voorbeeld hierboven deden – is de informatie uit die systemen samenbrengen. Zodat u echt antwoord kunt geven op de vraag van uw opdrachtgever. Wat nu veel gebeurt is dat al die systemen een eigen portaal ontwikkelen en inzichten weliswaar mooi getoond kunnen worden, maar voor de opdrachtgever niet nuttig zijn. Wat heeft hij er werkelijk aan om te weten hoeveel storingen er waren, hoeveel facturen u heeft uitgestuurd of hoeveel bezoekjes u heeft afgelegd? Hij wil weten waar iets afwijkt, waar hij iets aan moet doen. Dan krijgt hij als vastgoedeigenaar informatie waar hij echt iets aan heeft en op basis waarvan hij besluiten kan nemen.

Droom niet langer, doe!

Droom dus niet langer over wat er straks allemaal kan, maar maak gebruik van de mogelijkheden die er nu al zijn. Meer informatie of vragen? Neem contact met mij op, ik vertel u graag meer.