Digitale inspectieformulieren voor gevelonderhoud: nu beschikbaar voor de hele branche

Toen woningcorporatie Havensteder enkele jaren terug aan zes gevelonderhoudsbedrijven vroeg om inzicht in de status van haar bezit, pakten deze onderhoudsbedrijven dat gedegen aan. Ze maakten samen gedigitaliseerde inspectieformulieren volgens de branchebreed geaccepteerde standaarden en ontwikkelden een app die henzelf en Havensteder continu inzicht geeft in de resultaten van die inspecties. Inmiddels zijn de formulieren beschikbaar voor de hele branche. Tim Willems van Willems Vastgoedonderhoud vertelt.

In 2016 startte Havensteder de selectieprocedure voor een resultaatgerichte samenwerking met zes gevelonderhoudsbedrijven. Iedereen kon inschrijven en uiteindelijk bleven Willems Vastgoedonderhoud, Hoftijzer, De Goede Vastgoedonderhoud, SW Vastgoedverbetering, Pasman Integraal Vastgoedonderhoud en Rutges over. De opdracht: geef ons inzicht in de status van ons vastgoed. Tim Willems van Willems Vastgoedonderhoud vertelt hier namens de samenwerking hoe dat lukte.

Eenduidige digitale formulieren

Tim Willems: “Toen we begonnen met onze opdracht voor Havensteder bleek al snel de noodzaak om de conditie en kwaliteit van het hele bezit in kaart te brengen. Door systeemovergangen en een reorganisatie was het MJOB van Havensteder vertroebeld geraakt. Welk complex had als eerste onderhoud nodig?”

“We besloten een quick scan te doen over de 860 complexen, maar realiseerden ons ook: dat kan één bedrijf niet alleen doen, dat moeten we echt sámen doen, dus moeten we een systeem bedenken hóe dat te doen. Eén bedrijf werkte al met de MoreApp om formulieren te digitaliseren en had daar goede ervaringen mee. Zo besloten we eenduidige digitale formulieren te ontwikkelen om dingen te registreren.”

Dashboard met inzicht

“Helemaal klaar om te starten waren we toen echter nog niet, want deze app had nog geen ‘achterkant’. Daardoor beschikten we wel over heel veel pdf’jes, maar inzicht over het geheel van pdf’jes hadden we niet. Zo kwamen we terecht bij Prognotice, dat voor ons een dashboard bouwde. De app bevat nu de digitale formulieren én de functie om de resultaten uit die formulieren te vertalen naar concrete inzichten voor onze opdrachtgever.”

Branchestandaard in app

“Na de quick scan realiseerden we ons dat we binnen de samenwerking nog veel meer konden standaardiseren en digitaliseren. Zo maakten we dus ook formulieren voor het proces verbaal van oplevering, tussentijdse kwaliteitsmetingen en uiteindelijk ook een keuringsmethodiek om het kwaliteitsniveau te toetsen. Die methodiek is niet nieuw, we hebben de bestaande ‘taal’ digitaal gemaakt binnen Vision, het dashboard van Prognotice. Dat is uniek.”

Beschikbaar voor de hele branche

“Dat de samenwerking zo goed gaat en we samen zo’n app bouwen zegt ook iets over onze bedrijven. We zijn allemaal open minded en willen delen en samenwerken. Zo realiseerden we ons ook dat het zonde is als, wat we hebben gebouwd, alleen bij ons blijft liggen. Er zit zoveel tijd en energie in!”

“We introduceren het nu ook bij andere woningcorporaties en stellen het samen met Prognotice beschikbaar voor andere gevelonderhoudsbedrijven. Samen kunnen we de app op die manier ook doorontwikkelen. Zo kun je nu binnen de app bijvoorbeeld switchen tussen verschillende bestaande meetmethodieken en verbreden we de scope. Gevelonderhoud betreft immers al lang niet meer alleen het schilderwerk, het evolueert naar voegwerk, beglazing en meer.”

Realtime inzicht

“Onze opdrachtgever heeft ons de vrijheid gegeven om zelf een systeem te kiezen om invulling te geven aan de opdracht en Havensteder is overdonderd met de inzichten die ze nu krijgt. Het zijn inzichten die ze anders nooit had gehad en we gebruiken het voor de planvorming en om aan te tonen of wij onze prestatieafspraken halen.”

“Dat we zo’n app bouwden geeft echt een wow-effect en dat merken we nu ook aan de reacties van andere corporaties. Als je dingen op papier doet of in Excel heb je de informatie pas later, nu hebben we allemaal – ook onze opdrachtgever – realtime inzicht. Wat we doen is voor iedereen live waarneembaar. Dat bevordert de samenwerking en zorgt ervoor dat we veel slimmer onderhouden.”

Meer informatie

Lees hier meer over de app voor gevelonderhoudsbedrijven.