Dashboards voor vastgoedonderhoud: wat kunnen we straks, of eigenlijk nu al?

Dashboards voor vastgoedonderhoud bestaan al jaren in allerlei soorten en maten. Veel bedrijven werken er ook mee, bijvoorbeeld voor de financiën en het melden en afhandelen van storingen. Nu de branche steeds digitaler werkt en er steeds meer data beschikbaar komen, neemt de ontwikkeling van dashboards een vlucht. Door data aan elkaar te knopen kunt u via één dashboard inzicht krijgen in alles wat met uw vastgoed te maken heeft. Of u nu werkt aan opdrachtgevers- of opdrachtnemerszijde, het dashboard vertelt u exact wat u wilt weten, welke vraag u ook over uw vastgoed heeft. Toekomstmuziek? Zeker niet!

Het aantal vastgoedonderhoudsbedrijven dat opnames doet en werk uitvoert met een iPad in de hand in plaats van een notitieblok, is de laatste jaren explosief gestegen. Logisch, want die digitalisering bespaart tijd en daarmee kosten. Bovendien: steeds meer data over vastgoed zijn daardoor digitaal beschikbaar en dat biedt mogelijkheden om meer inzicht te krijgen in de staat van dat vastgoed. Vastgoedonderhoudsbedrijven kunnen daarmee betere en specifiekere MJOP’s maken en hun opdrachtgevers beter adviseren. Vastgoedeigenaren krijgen op hun beurt veel meer inzicht.

Althans, als het een beetje lukt om die data te combineren.

Wel veel data, toch geen inzicht

Want wat nu vaak nog het geval is, is dat data gefragmenteerd staan opgeslagen. Er staat wat bij de W-installateur, wat bij de E-installateur, bij de schilder, bij de dakdekker…. En elk van die disciplines heeft bij de woningcorporatie een eigen manager, dus volledig inzicht krijgen in het vastgoed is lastig. Dan kan het dus gebeuren dat in een wijk woningen worden voorzien van zonnepanelen, terwijl een jaar later blijkt dat het dak aan vervanging toe is. Of dat een complex een volledige schilderbeurt krijgt, omdat dit eens in de 8 jaar gebeurt. Maar een jaar later bij verduurzamingsmaatregelen blijkt dat dubbelglas het beste gerealiseerd kan worden met kunststof kozijnen en alle kozijnen dus vervangen moeten worden.

Alle antwoorden uit de data

Zulke situaties wil je natuurlijk voorkomen. Als vastgoedeigenaar wilt u inzicht en overzicht en als vastgoedonderhoudsbedrijf wilt u de opdrachtgever dat kunnen bieden. Hoe is de staat van het onderhoud en waar moet nu het eerste geld in worden gestoken? Als er zoveel procent houtrot is bij een complex, welke risico’s zijn er dan als dat niet binnen een bepaalde tijd wordt opgelost? Als ergens de asbest niet voor een bepaalde tijd wordt verwijderd, hoeveel gaat dat dan kosten?

Met al die data die nu wordt verzameld is het mogelijk om die inzichten te krijgen. Om als vastgoedeigenaar in piecharts te zien wat u belangrijk vindt om over te beslissen. Die data combineren namelijk, kan allang. Op onderdelen gebeurt dit nu ook al.

Samen rapporteren aan de opdrachtgever

Een goed voorbeeld zijn de 6 schildersbedrijven die ik in een eerder artikel al noemde. Zij kregen van een woningcorporatie de opdracht om samen, voor de langere termijn, het schilderwerk te verzorgen voor een groot aantal complexen. De woningcorporatie stelde daarbij wel de voorwaarde dat de zes bedrijven gezamenlijk rapporteren. Dat betekent dus: uniforme informatie ophalen, die data op een hoop gooien en daar de informatie uithalen waar de woningcorporatie in is geïnteresseerd. Wij hielpen door onze software Vision daar als onafhankelijke derde boven te hangen. Een plek waar alle gegevens veilig in landen en waardoor alle bedrijven gewoon in hun eigen systemen kunnen blijven werken, met hun eigen apps, werkbonnen en calculaties.

Precies dat is ook mogelijk over al het vastgoed en met alle onderhoudspartijen. Stelt u zich eens voor hoeveel meer inzicht u dan krijgt en hoeveel beter onderbouwd uw beslissingen worden. Want alle informatie die u als vastgoedeigenaar nodig heeft om de juiste beslissingen te nemen is er al, het enige wat nog moet gebeuren is die data koppelen en er de juiste gegevens en analyses uit kunnen halen.

Snappen waar de data over gaan

Wel belangrijk daarbij: snappen wat de inhoud is van de informatie die gepresenteerd wordt. Het nadeel van big data is namelijk dat als je gaat grasduinen in die data, je ook verkeerde conclusies kan trekken. Dat je dan bij een hete zomer als er veel ijsjes worden verkocht en veel oude mensen doodgaan, de conclusie trekt dat die mensen zijn doodgegaan door die ijsjes.

Of neem drie onderhoudsbedrijven die werken voor een woningcorporatie, waarbij de first time fix boven de 90% moet liggen, maar die bedrijven er allemaal een eigen werkwijze op nahouden die zij fijn vinden. Het ene bedrijf zegt: ‘Ik val de bewoners niet lastig, ik bel alleen aan en kom daarna nog eens langs als de bewoner wel thuis is’. Die scoort dus laag, want is dan twee keer langs geweest. Het andere bedrijf zegt: ‘Ik ga eerst bellen en weet zeker dat de bewoner thuis is en ga dan langs’. Die getallen zijn niet met elkaar te vergelijken. De bewoner heeft in beide gevallen evenveel ‘last’ en toch scoort het ene bedrijf slechter dan het andere.

Alles is al mogelijk

Kortom: data verschaffen nu al de inzichten die u nodig heeft, of u nu werkt bij een vastgoedonderhoudsbedrijf of vastgoedeigenaar bent. Alle afzonderlijke databronnen combineren is namelijk allang mogelijk. En ja, iedereen kan daarbij gewoon blijven werken met zijn eigen software en systemen. Wel belangrijk: nooit alleen naar het dashboard kijken, maar ook luisteren naar de achterliggende toelichting. En snappen waar de data die worden gepresenteerd over gaan.

Meer weten over wat wij hierin voor u kunnen betekenen? Neem contact met mij op, ik denk graag met u mee over hoe uw vastgoeddata uw bedrijfsvoering nog verder kunnen verbeteren.