Comfort Partners: binnen 1,5 jaar gedigitaliseerd

Jim Commandeur is ICT manager bij Comfort Partners. We spreken hem over de digitaliseringsslag die zij de laatste 1,5 jaar hebben gemaakt binnen hun organisatie én in de samenwerking met andere partijen.

Over Comfort Partners

Comfort Partners is een woningbouwinstallateur die voornamelijk opereert in het Noorden en Midden van het land. Zij hebben twee vakgebieden:

• Nieuwbouw voor grote bouwbedrijven, waar zij o.a. loodgieterswerk, leidingwerk, elektra en service werkzaamheden verrichten
• Beheer, service en onderhoud voor grote woningbouwverenigingen zoals aan cv-ketels, mechanische ventilatie, warmtepompen en/of stadsverwarming

Samenwerking met Bonarius en Energiewacht

In een samenwerking met Bonarius en Energiewacht voor gemeenschappelijke klant woningbouwvereniging Alliantie, heeft Comfort Partners al gewerkt met de software van Prognotice. Gezamenlijk hadden deze drie partijen de opdracht van de woningbouwvereniging om de rookgasafvoerkanalen in beeld te brengen.

Jim vertelt: “Het voordeel van het werken in de Prognotice software, was dat we als onafhankelijke bedrijven toch samen konden werken voor dezelfde opdrachtgever. Nadat we alle rookgasafvoerkanalen in beeld hadden gebracht, ontving de klant van ons een mooi gezamenlijk dashboard. Met stoplichtjes waarmee de status van het kanaal wordt aangegeven.

Het voordeel voor woningbouwvereniging Alliantie was niet alleen dat alle informatie in één dashboard gepresenteerd werd. Zij hadden hierdoor ook:

• De inhoud van de inspectieformulieren waarop geïnspecteerd is;
• Inzicht in de locatie en uitkomsten van de inspecties; 
• Eén overzicht, ondanks dat zij drie opdrachtgevers aan het werk hadden.

Dashboard

Drie werkwijzen binnen één organisatie

Jim vertelt: “Toen ik eind 2019 bij Comfort Partners kwam werken, werd er op verschillende vestigingen op een andere werkwijze gewerkt als het gaat om het vastleggen van data. Wat ik zag was dat er verschillende werkwijzen werden gehanteerd:

• Inspecties op papier
• Een formulieren appje
• Via het ERP systeem

Mijn eerste doel was om deze drie werkwijzen te standaardiseren naar één digitaal systeem. De wens om te digitaliseren was om:

• Een uniforme werkwijze te hebben binnen alle Comfort Partners vestigingen;
• Alle registraties digitaal te hebben, zodat deze makkelijk terug te vinden zijn;
• Klanten real-time inzicht te geven in wat de status van hun installaties zijn.”

“Mijn eerste doel was om de diverse werkwijzen te standaardiseren naar één digitaal systeem”

Formulieren digitaliseren

Jim vervolgt: “We zijn gestart met het digitaliseren van de inspectieprocessen. Binnen anderhalf jaar hebben wij verschillende formulieren gedigitaliseerd, onder andere:

• Gasrapporten voor in bedrijf stellen van een nieuwe ketel;
• Onderhoudsformulier van een cv ketel;
• Onderhoudsformulier voor mechanische ventilatie;
• Rookgaskanalen inventariseren;
• Mutatieproces om de assetdatabase up-to-date te krijgen.

Ook staan er nog wat formulieren op het lijstje om te digitaliseren, bijvoorbeeld het onderhoud aan warmtepompen, vervangingstrajecten of opnameformulieren.

“Binnen anderhalfjaar hebben wij verschillende formulieren gedigitaliseerd”

Implementeren in anderhalf jaar tijd

In anderhalf jaar tijd hebben we bovenstaande werkprocessen gedigitaliseerd. We zijn stapsgewijs te werk gegaan.

• Eerst zijn we begonnen op de vestigingen waar al gewerkt werd met een andere digitale app, omdat zij al gewend waren om digitaal te werken. Op deze vestiging hebben we de eerste kinderziektes er uit weten te halen.
• Daarna hebben we de vestigingen die gewend waren om via het ERP systeem te werken, gedigitaliseerd.
• Tot slot werken ook de monteurs die voorheen op papier werkten nu in de Prognotice formulieren app.

Van weerstand naar gebruikersgemak bij monteurs

Zoals bij elke nieuwe software implementatie, hebben ook wij zeker last gehad van weerstand. Toen de monteurs eenmaal zagen dat hun administratieve werk er alleen maar eenvoudiger van werd, nam de weerstand af. Van mijn collega-monteurs hoor ik terug dat:

• Het ze tijd scheelt, omdat naw-gegevens en werkbonnummers niet meer ingevuld hoeven te worden;
• De app erg gemakkelijk te gebruiken is: met weinig uitleg kan iedereen hiermee op pad;
• Het scannen van barcodes en het maken van foto’s eenvoudig gaat;
• De formulieren interactief zijn: dat betekent dat sommige velden vanzelf met informatie gevuld worden.

“Overall heeft deze digitaliseringsslag ons inzicht en tijdswinst gebracht”

Voordelen voor binnendienst

Ook de collega’s op kantoor merken nu voordelen van het gebruik van deze app:

• De data is makkelijk te onttrekken en naar andere systemen te plaatsen;
• Minder fouten in gegevensoverdracht tussen personen;
• Een monteur nabellen omdat de handgeschreven werkbonnen onleesbaar zijn komt niet meer voor.

Proactief adviseren van de klant

Voor onze klanten betekent het dat zij proactiever geïnformeerd worden door ons. Zij hebben, i.c.m. ERP data, inzicht in de locaties van onderhoud en storingen, inclusief de status van de installatie. Daardoor kunnen we veel beter advies geven, bijvoorbeeld om een ketel nu wel of niet te vervangen.

“Om als installateur mee te gaan in deze markt is digitaliseren een must.”

Trend

Voorheen was je als installateur alleen bezig met de cv-ketel. Nu wordt er veel meer integraal gekeken. We werken samen met bijvoorbeeld de dakdekker of isolatiepartij om te kijken of het niet beter is om het pand eerst te gaan isoleren in plaats van de cv-ketel te vervangen. Het doel van deze samenwerkingen is uiteindelijk een duurzaam resultaat en lange relaties opbouwen.

Toekomst

We hebben nog een traject lopen met Prognotice om te kijken of we ook met Main (voor het eenvoudig maken van MJOP’s) en Inspect (voor inspecties en conditiemetingen) gaan werken, om onder andere onze meerjarenonderhoudsplannen nog beter aan te kunnen bieden.”