Al die data! Hoe maak je daar chocola van voor je opdrachtgever?

Big data in vastgoedonderhoud, lees je er niet over, dan praat je er wel over tegenwoordig. Het is fantastisch wat er allemaal al kan en in de toekomst nog mogelijk gaat zijn, maar hoe gaat jouw bedrijf daar succesvol gebruik van maken? Data hebben we immers in overvloed. Data verzamelen is niet echt de uitdaging. Die data goed bij elkaar brengen en er inzichten uit verkrijgen wel. Helemaal omdat er vaak zoveel partijen bij vastgoedonderhoud betrokken zijn. Er staat wat informatie hier, er staat wat informatie daar… Je weet veel op deelgebieden, maar wat als de opdrachtgever vraagt: wat is mijn slechtste pand en waar heb ik de meeste storingen? Probeer dat maar eens uit al die verschillende systemen te krijgen…. Onze eigen opdrachtgevers attendeerden ons op dit groeiende probleem en nu hebben we een oplossing die werkt. Aan de hand van voorbeelden uit onze eigen praktijk vertel ik er meer over.

Laat ik beginnen met het voorbeeld van het inspectiebedrijf dat onlangs contact met ons opnam. Dit bedrijf heeft het druk. Ze rennen zich, zogezegd, drie slagen in de rondte om het werk dat er ligt gedaan te krijgen. En dan komt er een opdrachtgever bij dit inspectiebedrijf die vraagt: ‘Kunnen jullie voor ons niet eens alle informatie over beheer en onderhoud centraliseren en in een dashboard aanbieden? Dan hebben wij een compleet overzicht van de status van ons bezit?’

Het inspectiebedrijf weet dat dit kan. Natuurlijk kan het. Maar wat een werk! Alle data over het vastgoed zitten immers bij verschillende partijen, in verschillende systemen. Er zit wat bij hen, er zit wat bij de e-installateur, er zit wat bij de w-installateur, wat bij de schilder en ga zo maar door. Het zit in ERP-systemen, het zit in Excel-bestanden… Nou ja, je begrijpt het, dat wordt verzamelen, uitpluizen, omzetten en nog veel meer.

Verzamelen, uitpluizen omzetten…of niet?!

Het inspectiebedrijf belde ons namelijk om te vragen of wij iets voor ze konden betekenen en het antwoord daarop is ja. Door de vele gesprekken die wij eigenlijk continu voeren met alle partijen die betrokken zijn bij vastgoedonderhoud, kwamen we er een paar jaar terug al achter dat die versnippering van data een groeiend probleem is.

We hebben steeds meer data, maar als je die data niet goed bij elkaar kunt brengen ben je beperkt in wat je ermee kan. En opdrachtgevers en onderhoudspartijen wíllen die data bij elkaar brengen. Opdrachtgevers zoals woningcorporaties krijgen in toenemende mate een regierol in plaats van een actieve rol in de uitvoering. En ja, als vastgoedeigenaar wil je inzicht in je totale bezit, niet alleen over een stukje of vanuit één specifieke discipline.

Wat is mijn slechtste pand?

En daar kom ik bij mijn tweede voorbeeld dat we nu steeds vaker in de praktijk tegenkomen: de veranderende rol van woningcorporaties. Voorheen zat de planning, aansturing en controle bij de woningcorporaties. In toenemende mate echter, kiezen woningcorporaties voor een regierol en wordt het vastgoedonderhoud aan externe partijen overgelaten. Zwart-wit gezegd controleren deze woningcorporaties nog wel, maar verder laten ze het grotendeels aan de markt over.

Deze woningcorporaties hebben dan bijvoorbeeld twee bedrijven die voor hen de werktuigbouwkundige (W) kant doen en twee die de hele elektrotechnische (E) kant doen. De woningcorporatie krijgen dan wel inzicht in hoe de W en E ervoor staan,  maar eigenlijk wil deze organisatie weten: wat is mijn slechtste pand, waar heb ik de meeste storingen? En probeer het antwoord op die vragen maar eens uit die verschillende systemen te krijgen….

Heb jij snel een antwoord?

Mijn derde en laatste voorbeeld heeft betrekking op hoe het ook ingewikkeld kan zijn als je een groot bedrijf hebt met veel afdelingen en vestigingen en je opdrachtgever om meer inzicht vraagt. Wat als jouw opdrachtgever je vraagt inzicht te geven in welke storingen hij heeft gehad aan welke apparaten, hoe lang het duurde voordat je daar een werkbon van had gemaakt, hoe snel je het probleem had opgelost, welke panden nu het eerst aan de beurt zijn om te verduurzamen, hoeveel facturen je nog uit hebt staan die niet zijn betaald et cetera? Heb je dan snel een antwoord?

De oplossing: een onafhankelijke informatie-laag ertussen

Kortom: er zijn steeds vaker situaties waarbij onderhoudsbedrijven en/of hun opdrachtgevers tegen het probleem aanlopen dat de data waar zij iets uit willen leren zijn opgeslagen in verschillende systemen. Daarom ontwikkelden wij Vision: een dashboard waar je de gegevens uit die verschillende systemen eenvoudig in kan laten landen, om er vervolgens de antwoorden uit te krijgen die je zoekt. Het is een soort extra, onafhankelijke informatie-laag, die wordt gecreëerd om compleet inzicht te krijgen. Als opdrachtgever blijf je eigenaar van de data van je bezit en alle betrokken bedrijven kunnen gewoon in hun eigen systemen blijven werken, met hun eigen werkbonnen en calculaties.

Meer weten over deze nieuwe ontwikkeling? Neem contact met mij op, ik praat je graag bij.